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林業科技檔案發展現狀與對策探析

一、林業科技檔案發展現狀

黨的十九大以來,以習近平總書記為核心的黨中央高瞻遠矚,大力建設林業生態文明,強調“生態興則文明興,生態衰則文明衰”,給林業生態科學研究帶來發展機遇。同時,在這種新形勢下,林業科技檔案的發展也面臨著巨大的挑戰。

1.重林業科研輕檔案管理

文件材料是林業科技檔案的前身,科技檔案是科技文件材料的歸宿。科技檔案收集歸檔工作是林業科技檔案管理的重要組成部分。林業科研項目完成后,如果科技檔案不及時歸檔,檔案室就沒有足夠的科研信息資源,直接影響了科技檔案整理、查閱、保管、鑒定、統計、開發利用等工作的開展。林業科技檔案的收集、歸檔工作離不開科研人員的密切配合。在數字化背景下,林業科技檔案的歸檔工作至關重要。但部分林業科研工作者因忙于科研工作,檔案意識比較淡薄,對文件歸檔工作缺乏必要的認識,甚至認為自己的科研成果應當自己留存,若歸檔,怕使用起來不方便,從而使林業科技檔案收集、歸檔成為林業科研單位的難題。

2.林業科技檔案管理游離于科研管理之外

在林業科研管理過程中,一些單位沒有將林業科技檔案歸檔工作納入科研管理工作流程之中,檔案管理人員始終游離于科研工作流程之外,導致形成了“科研人員何時歸,檔案人員就何時收;科研人員歸什么,檔案人員就接受什么”的被動局面。

3.檔案管理宣傳不到位

在工作中,一些單位對林業科技檔案管理的法律法規宣傳不到位,林業科研人員不甚了解歸檔標準,在項目結題鑒定后,不明白組卷的具體方法和要求,導致林業科技檔案的收集、歸檔工作難以開展。

二、林業科技檔案有效利用構想

在數字化背景下,網絡數字管理形式的出現對林業科技檔案管理工作的優化造成了一定沖擊,檔案管理人員要改變工作思路,積極順應時代發展趨勢,探索檔案數字化發展方法,依靠自身的科學管理方法和優良的服務態度與科研人員溝通交流,從而使科技檔案歸檔工作有效順利開展。

1.增強科研人員的歸檔意識

主管部門應將林業科技檔案的形成、積累、整理歸檔工作納入單位管理范疇,列入科研人員的職責范圍。可以采取多種宣傳方式,如庫藏介紹、展覽、檔案知識宣傳講座等,使科研人員了解檔案的價值,認識到檔案管理的重要性,全面增強科研人員的歸檔意識。

2.提高檔案管理人員素質

在數字化背景下,檔案管理職業的意義、內涵和管理方式都在不斷更新,這對檔案管理人員提出了更高的要求。首先,檔案管理人員應具有扎實的檔案管理業務知識,才能在檔案收集、整理過程中把好質量關,收集價值高的科技檔案,以充實庫藏。其次,在檔案利用方面,要做到心中有數,提供全方位的服務。

3.及時歸檔,為林業生態建設服務

林業科學是一門專業性強、涉及面廣、跨學科的綜合性科學,具有周期長、見效慢、森林覆蓋廣、內外業相互滲透、區域性、階段性、社會性等特點。林業科學涵蓋森林生態學、樹木育種學、森林病蟲害防治、森林碳匯研究、造林、治沙等方面,決定了林業科技檔案是一門多學科的科研實踐活動的真實記錄載體。林業科技檔案應及時歸檔,使靜態信息變為動態信息,從而更好地為林業生態建設服務。

4.逐步實現歸檔“三納入”

《科學技術檔案工作條例》中規定:“一個科研課題,一個試制產品,一項工程或其他的技術項目,在完成或告一段落后,必須將所形成的科技文件材料加以系統整理,組成保管單位,填寫保管期限,注明密級,由課題負責人、產品試制負責人、工程負責人等審查后,及時歸檔。”科技檔案歸檔要注意依法歸檔,認真按照《檔案法》和《科學技術檔案工作條例》的要求,逐步實現檔案歸檔“三納入”,即把歸檔工作納入科研人員職責范圍、納入科研管理工作程序、納入林業科研工作計劃中。要實現林業科技檔案與科研活動和管理工作的同規劃、同部署、同落實,更好地解決林業科技檔案收集工作滯后問題,為數字化檔案信息資源收集做好前期準備。凡是反映本單位科學研究、科技扶貧、科技支撐、技術監理、規劃設計、科研管理等科學技術活動內容與成果的文字、圖表、聲像等科技文件,在科研項目結題驗收前,都必須按照科技檔案歸檔標準要求及時歸檔。

5.有效利用,加快科研成果誕生

科研單位是我國出人才出成果的前沿陣地。由于林業周期性長,廣大科研人員長期乃至幾代人辛勤耕耘,在實踐活動中形成了大量寶貴的科研資料,林業科技信息資源無疑是一筆具有極高使用價值的無形資產,也是科學研究不可缺少的依據。管好用好這些寶貴的檔案信息資源,能使科研人員汲取前人的經驗,在科研工作中少走彎路,有效獲得科研信息資助,加快科研進程,從而做到早出成果、快出成果。

6.堅持紙質檔案與電子檔案并存,逐步實現信息共享

在數字化背景下,各種數字化手段將被逐步引入檔案信息化管理過程中,從而實現林業科技檔案信息數字化。檔案數字化輸入轉換,數字化檔案接收、存儲、管理,為林業檔案構建了一個全面、完整、快捷、準確、集中統一的計算機目錄檢索體系。檔案管理人員利用計算機將紙質文字檔案或電子檔案以及各種形式的傳統文獻輸入計算機,結合計算機互聯網現代化科學技術,應用多種檢索方法,提高檢索效率,為科研人員提供便利、準確、快捷高效的林業科技檔案利用平臺。數字檔案具有眾多優勢,其依靠新技術的支持,實現館藏科技檔案數字化、轉輸過程自動化、信息資源共享化。紙質檔案具有記錄符號,保證了檔案的原始性,為電子檔案的真實性提供了保障,極大方便了檔案的檢索和利用。因此,數字化背景下紙質檔案和電子檔案并存,線上和線下快速處理、互相配合是信息資源共享的前提。

作者:陳建紅 單位:內蒙古自治區林業科學研究院

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